How to open a spa: Part 8 – The opening

 

We are now in the final step of the ‘pre-opening’ phase and at the beginning of a whole new set of challenges. The success of this stage normally depends on how well the pre-opening phase has been orchestrated, right from the conceptual design through to the pre-opening training and generating the right buzz about your new business. In the following lines, we will discuss how to keep your expectations real during this stage and what kinds of things you need to do in order to fine tune operations before your potential clients arrive to your new business. Let’s take a look.

 

Estamos ahora en la etapa final de la fase de ‘pre-apertura’ y al inicio de un nuevo conjunto de retos. El éxito de esta etapa normalmente depende de lo bien que haya sido diseñada la fase de pre-apertura, desde el diseño conceptual hasta el proceso de formación y la correcta promoción de su nuevo negocio. En las siguientes líneas, vamos a discutir la manera de mantener sus expectativas reales durante esta etapa y qué tipo de cosas hay que hacer para afinar las operaciones antes de que sus potenciales clientes llegan a su nuevo negocio. Vamos a echar un vistazo.

 

Focus and expectations

During this step, which we call ‘opening phase,’ your main focus is on ensuring that you are fine tuning operations. Many spa managers or owners who are new to the business expect THE ‘opening day’ to be a big and key day, and it definitely is. However, it is important to realise that there will not be an ‘avalanche’ of people walking through your spa’s doors. The number of clients visiting your new business will depend on how well you worked on the previous stage of marketing and selling your spa during the pre-opening phase.

Another important thing to remember is that your operations will not be seamlessly ‘perfect’ the day you open your spa. There will still be many small things that will need working on, and these small items will still be works in progress for many weeks to come. In spite of this, it is unrealistic to wait until you have everything ‘perfect’ especially because every day you delay the opening of your spa, you will be losing revenue. Additionally, the ‘perfect spa’ ends up turning into a moving milestone as one discovers how much more there still is to do.

 

Final checklist

Throughout the series of articles on how to open a spa from start to finish, we have elaborated a number of different checklists for some of the steps you need to take in during the entire process. Your final checklist needs to include the following set of things that will help you fine tune your operations during the opening stage:

 

• Last details of spa dress up and setting up – It is very important to ensure that everything is in place.
• Client rehearsals – Invite key people you trust in order to give you valuable feedback on how their treatment was. This will allow you to test drive your client flow, your therapists to practice their treatments and also get used to preparing for treatments and clearing up in an efficient manner.
• ‘Soft-opening’ – These client rehearsals can be done during your ‘soft-opening’ phase. A soft-opening period (even if it is just one week) gives the staff an opportunity to make sure that they feel comfortable with all the treatments and the whole client flow.
• Fine tuning of SOPs – This is the right time to further improve your standard operating procedures.
• Staff feedback – During this stage, it is very important to get feedback from staff on whether they can contribute positively to changing things.
• Client feedback – Similarly, you need to take note of any feedback from your clients. Are there any things that are not working out? It is not uncommon that certain steps in treatments or in the client journey need to be worked on after the opening.
• Launch date – At this stage, you need to set your spa’s official launch date and look at when you would like official photos taken of the spa and what shots you would like to have. This is quite important for the image of your new business.

 

Running a healthy spa

Now that you have done your homework, you are finally ready to open your new spa. Even though the success of your business will depend on how effectively you will manage your operations from now on, we strongly believe that providing your spa with a solid foundation is the very first thing you need to do in order to have a prosperous business. In other words, the way you move from the conception of your new spa to the moment you open the doors of it, will have a huge impact in the future of your business.

 

Enfoque y expectativas

Durante este paso, al que denominamos ‘fase de apertura’, su enfoque debe consistir en asegurarse de estar afinando sus operaciones. Muchos de los gerentes y propietarios de spa que son nuevos en el negocio piensan que EL ‘día de la apertura’ sea un importante y decisivo día, y sin duda lo es. Sin embargo, es importante darse cuenta de que no habrá una ‘avalancha’ de gente caminando por las puertas de su spa. El número de clientes que visitan su nuevo negocio dependerá de lo bien que trabajó en la etapa previa de comercialización y venta de su spa durante la fase de pre-apertura.

Otra cosa importante a recordar es que sus operaciones no estarán funcionando a la perfección del día en que usted abra su spa. Todavía habrán muchas pequeñas cosas que necesitarán de más trabajo y estas pequeñas tareas continuarán siendo trabajos en curso durante varias semanas por venir. A pesar de ello, no es realista esperar hasta que todo esté ‘perfecto’ especialmente porque todos los días en que retrase la apertura de su spa, estará perdiendo ingresos. Además, el ‘spa perfecto’ termina convirtiéndose en un hito en movimiento a medida que uno va descubriendo cuanto hay que hacer.

 

Lista de verificación final

A lo largo de esta serie de artículos sobre cómo abrir un spa de principio a fin, hemos elaborado una serie de listas de control para algunos de los pasos que se deben tomar durante todo el proceso. Su lista final debe incluir la siguiente serie de cosas que le ayudarán a afinar sus operaciones durante la fase de apertura:

 

• Últimos detalles de la puesta en marcha y configuración del spa – Es muy importante asegurarse de que todo está en su lugar.
• Ensayos de cliente – Invite personas de su confianza que le puedan brindar información importante sobre el tratamiento que recibieron en su spa. Esto le permitirá poner a prueba su flujo de clientes por sus instalaciones mientras le dará la oportunidad a sus terapeutas de practicar sus tratamientos habituándolos a la preparación de estos y a una efectiva puesta en disposición de las salas.
• ‘Apertura gradual’ – Estos ensayos de cliente se pueden hacer durante la fase de ‘apertura gradual’ (soft-opening). Un período de apertura gradual (incluso si es tan sólo de una semana) le brinda al personal la oportunidad de asegurarse de que se sientan cómodos con todos los tratamientos y el flujo de clientes.
• Afinación de los procedimientos operativos de base – Este es el momento adecuado para mejorar aún más sus procedimientos operativos de base.
• Feedback del personal – Durante esta etapa es muy importante obtener el feedback del personal para ver si pueden contribuir de manera positiva sobre el modo de cambiar las cosas.
• Feedback de los clientes – Del mismo modo, es necesario prestar atención a cualquier feedback que venga de parte de sus clientes. ¿Hay cosas que no están funcionando? No es algo inusual que ciertos pasos en los tratamientos o en el flujo de cliente deban ser ajustados después de la apertura.
• Fecha de Inauguración – En esta etapa, es necesario establecer la fecha de inauguración oficial de su spa y definir el momento en el cual le gustaría tomar las fotos oficiales de su negocio y sobre todo el tipo de imágenes quiere capturar. Esto es muy importante para la imagen de su nuevo spa.

 

Gestión de un spa saludable

Ahora que ha terminado su tarea, usted está finalmente listo para abrir su nuevo spa. A pesar de que el éxito de su negocio va a depender de la eficacia con que se maneje las operaciones a partir de ahora, estamos convencidos que dar una base sólida a su spa sea la primera cosa que tiene que hacer con el fin de tener un negocio próspero. En otras palabras, la forma en que usted se mueva desde la concepción de su nuevo spa hasta el momento en que abra las puertas del mismo, tendrá un gran impacto en el futuro de su negocio.